Lỗi ghi sổ khi xuất vật tư, hàng hóa quá số lượng tồn trong kho
1. Biểu hiện
Khi xuất kho vật tư hàng hóa, chương trình xuất hiện cảnh báo như sau:
2. Cách xử lý
Trường hợp 1: Kế toán muốn chương trình cho phép xuất kho quá số lượng tồn
Kế toán muốn chương trình cho phép xuất kho quá số lượng tồn, để hạch toán các chứng từ nhập, xuất kho được nhanh chóng, không cần theo đúng trình tự phát sinh của chứng từ. Kế toán thực hiện như sau:
1. Vào menu Hệ thống\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa.
2. Tích chọn Cho phép xuất quá số lượng tồn.
3. Nhấn Đồng ý.
4. Sau đó, mở lại phiếu xuất kho và thực hiện ghi sổ.
Trường hợp 2: Kế toán muốn tìm nguyên nhân xuất kho quá số lượng tồn
Trường hợp Kế toán muốn kiểm soát chặt chẽ việc nhập, xuất kho hàng hóa, để đảm bảo hạch toán đúng thực tế nhập, xuất kho. Nếu xuất hiện thông báo xuất kho quá số lượng tồn có thể do 1 trong các nguyên nhân sau:
Nguyên nhân 1: Lập phiếu xuất kho cùng ngày với phiếu nhập kho, nhưng giờ xuất trước giờ nhập
1. Vào mục Báo cáo\Kho\Sổ chi tiết vật tư hàng hóa. 2. Xem sổ chi tiết của mặt hàng đang bị xuất quá số lượng tồn.
3. Nhấn vào số chứng từ để mở chứng từ nhập lên kiểm tra.
4. Nhấn vào biểu tượng để kiểm tra giờ nhập.
5. Mở lại phiếu xuất, nhấn Sửa để sửa lại giờ xuất kho, đảm bảo giờ xuất kho sau giờ nhập kho.
6. Nhấn Cất.
Nguyên nhân 2: Chưa nhập hoặc chưa ghi sổ chứng từ nhập kho
1. Vào mục Báo cáo\Kho\Sổ chi tiết vật tư hàng hóa. 2. Xem sổ chi tiết của mặt hàng đang bị xuất quá số lượng tồn.
3. Kiểm tra báo cáo xem đang bị thiếu chứng từ nhập kho nào so với thực tế.
4. Kiểm tra xem các chứng từ bị thiếu là do chưa lập hay chưa ghi sổ bằng cách:
Nhấn Tìm kiếm.
Thiết lập điều kiện tìm kiếm chứng từ. (Xem hướng dẫn chi tiết cách thực hiện chức năng tìm kiếm tại đây).
Tích chọn Chứng từ chưa ghi sổ.
Nhấn Tìm kiếm.
5. Nếu tìm thấy các phiếu nhập kho chưa ghi sổ, thì kiểm tra lại và điều chỉnh (nếu cần) cho đúng thực tế. Sau đó ghi sổ phiếu nhập kho.
6. Với các phiếu nhập kho chưa lập, thì lập bổ sung theo đúng thực tế. 7. Sau đó, mở lại phiếu xuất kho và thực hiện ghi sổ.
Nguyên nhân 3: Nhập trùng 2 dòng của cùng 1 mặt hàng trên chứng từ xuất
1. Để con trỏ chuột vào tiêu đề Mã hàng, nhấn chuột phải.
2. Chọn Sắp xếp tăng hoặc Sắp xếp giảm.
3. Kiểm tra mặt hàng đang xuất quá số lượng tồn, xem có bị nhập trùng thành 2 dòng không? Nếu có thì xóa bỏ dòng nhập trùng.
để kiểm tra giờ nhập.
